سامانه دفاتر الکترونیکی یکی از مهمترین زیرساختهای جدید نظام مالیاتی ایران است که با هدف شفافسازی اطلاعات مالی، حذف دفاتر کاغذی و کاهش خطاهای انسانی راهاندازی شده است.و آشنایی با آن برای هر کسبوکار، بهویژه با راهنمایی یک مشاور مالیاتی در مشهد، اهمیت بالایی دارد. این سامانه به مؤدیان مالیاتی امکان میدهد دفاتر قانونی خود شامل دفتر روزنامه و دفتر کل را بهصورت کاملاً الکترونیکی ثبت، نگهداری و در زمان رسیدگی مالیاتی ارائه کنند. استفاده صحیح از این سامانه نقش تعیینکنندهای در پذیرش دفاتر و جلوگیری از رد دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی دارد.
دفاتر الکترونیکی چیست؟
دفاتر الکترونیکی نسخه دیجیتال دفاتر قانونی موضوع قانون تجارت و قانون مالیاتهای مستقیم هستند که اطلاعات مالی و حسابداری اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول را در بستر سامانهای مورد تأیید سازمان امور مالیاتی ثبت میکنند. این دفاتر جایگزین دفاتر پلمبشده کاغذی شدهاند و اعتبار آنها منوط به رعایت کامل آییننامهها و دستورالعملهای مربوطه است.
ثبت دفاتر در سامانه دفاتر الکترونیکی بهمعنای حذف تکالیف قانونی نیست، بلکه شیوه انجام آنها را شفافتر و قابل رهگیری میکند.
چه اشخاصی مکلف به ثبت دفاتر الکترونیکی هستند؟
کلیه اشخاص حقوقی و اشخاص حقیقی گروه اول مالیاتی که طبق قانون ملزم به نگهداری دفاتر قانونی هستند، موظفاند دفاتر خود را مطابق ضوابط در سامانه دفاتر الکترونیکی ثبت و ارائه کنند.
- شرکتها و اشخاص حقوقی
- کسبوکارهای بزرگ (اشخاص حقیقی گروه اول)
- مؤدیان مشمول رسیدگی دفاتر قانونی
انواع دفاتر در سامانه دفاتر الکترونیکی
دفتر روزنامه الکترونیکی
دفتر روزنامه شامل ثبت روزانه کلیه رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع است. اطلاعات این دفتر باید مستند، بدون تأخیر و منطبق با اسناد مثبته باشد.
دفتر کل الکترونیکی
دفتر کل شامل طبقهبندی اطلاعات ثبتشده در دفتر روزنامه بر اساس حسابهاست و مبنای اصلی رسیدگی مالیاتی محسوب میشود.
مراحل ثبت دفاتر در سامانه دفاتر الکترونیکی
مرحله ۱: ورود به درگاه خدمات مالیاتی
مودی ابتدا باید از طریق درگاه ملی خدمات مالیاتی با نام کاربری و رمز عبور خود وارد حساب کاربری شود.
مرحله ۲: انتخاب سامانه دفاتر الکترونیکی
پس از ورود، از بخش خدمات الکترونیکی، گزینه سامانه دفاتر الکترونیکی انتخاب میشود.
مرحله ۳: بارگذاری اطلاعات دفاتر
اطلاعات دفاتر باید مطابق فرمت استاندارد (معمولاً فایل اکسل یا خروجی نرمافزار حسابداری مورد تأیید) بارگذاری شود.
مرحله ۴: کنترل و تأیید نهایی
پس از بارگذاری، سیستم کنترلهای سیستمی انجام میدهد و در صورت نبود خطا، دفاتر ثبت نهایی میشوند.
مهلت ثبت و ارائه دفاتر الکترونیکی
بر اساس آییننامههای مالیاتی، مهلت ارائه دفاتر الکترونیکی معمولاً تا پایان خردادماه سال بعد از سال مالی است. عدم ثبت دفاتر در مهلت مقرر میتواند منجر به رد دفاتر و تشخیص علیالرأس مالیات شود.
آییننامه دفاتر الکترونیکی
آییننامه اجرایی دفاتر الکترونیکی چارچوب قانونی ثبت، نگهداری و ارائه دفاتر را مشخص میکند. این آییننامه جایگزین بخشهایی از مقررات دفاتر کاغذی شده و رعایت آن برای پذیرش دفاتر الزامی است.
نکته مهم: عدم انطباق اطلاعات دفاتر الکترونیکی با اظهارنامه مالیاتی و صورتهای مالی میتواند منجر به رد دفاتر شود.
دلایل رد دفاتر الکترونیکی
- ثبت اطلاعات ناقص یا غیرواقعی
- عدم رعایت ترتیب زمانی ثبت رویدادها
- مغایرت با اظهارنامه مالیاتی
- ثبت خارج از مهلت قانونی
- عدم ارائه اسناد و مدارک مثبته
مزایای سامانه دفاتر الکترونیکی
- کاهش خطاهای انسانی و حسابداری
- افزایش شفافیت مالیاتی
- حذف دفاتر کاغذی و هزینههای مرتبط
- تسریع فرآیند رسیدگی مالیاتی
سؤالات متداول
آیا دفاتر کاغذی بهطور کامل حذف شدهاند؟
برای مؤدیان مشمول، دفاتر الکترونیکی جایگزین دفاتر کاغذی شدهاند، اما نگهداری اسناد مثبته همچنان الزامی است.
اگر دفاتر در سامانه ثبت نشوند چه میشود؟
در صورت عدم ثبت دفاتر در مهلت مقرر، دفاتر مردود شده و مالیات میتواند بهصورت علیالرأس تعیین شود.
آیا امکان اصلاح دفاتر ثبتشده وجود دارد؟
تا قبل از رسیدگی مالیاتی و در چارچوب ضوابط، اصلاح محدود امکانپذیر است.
آیا اشخاص حقیقی گروه دوم مشمول دفاتر الکترونیکی هستند؟
خیر، الزام ثبت دفاتر الکترونیکی عمدتاً مربوط به اشخاص حقوقی و گروه اول است.
فرمت فایل دفاتر الکترونیکی چگونه است؟
فرمتها توسط سازمان امور مالیاتی تعیین میشود و معمولاً خروجی استاندارد نرمافزارهای حسابداری است.